Sonaatin hankintatoimen tavoitteena on osana liiketoimintaa varmistaa tuotteiden ja toimitusten laatu sekä saatavuus optimaalisin kustannuksin.

Hankintastrategia

Hankintatoimi tukee laadukasta tarjontaa, jonka tavoitteena on mahdollisimman korkea asiakastyytyväisyys, samalla kun hallitaan raaka-ainekustannuksia ja mahdollistetaan tulostavoitteiden toteutuminen.

Sonaatin hankintastrategian tavoitteena on ensisijaisesti seuraavien osa-alueiden menestyksekäs hallinta:
asiakaslupausten täyttäminen
raaka-ainekustannusten hyvä hallinta
Sonaatin yritysstrategian tukeminen

Näihin tavoitteisiin painottuvan strategian avulla valitaan Sonaatin sopimustoimittajat sekä määritellään ravintoloiden käytössä olevat ostotuotevalikoimat.

Vastuullisia sopimustoimittajia ja tuotekohtaisia ostovalikoimaratkaisuja

Systemaattinen tuotealuekohtainen kilpailutus on olennainen osa koko Sonaatin hankintastrategiaa ja Sonaatin hankintatoimen vuosittaista toimintasuunnitelmaa.

Sopimustoimittajien valinnan osalta käytössä on prosessi, jonka avulla kerätään tietoa toimittajista ennen valintaa ja jonka osana on mm. potentiaalisen toimittajien toiminnan arviointi. Raaka-aine- ja palveluntoimittajien kanssa tehdään hankintasopimukset, joissa määritellään tuotteet sekä laatuvaatimukset ostettaville raaka-aineille, tuotteille ja palveluille.

Toimittajien ja tuotteiden valinnassa painotetaan erityisesti hinta-laatusuhdetta, terveellisyyttä, tuoteturvallisuutta sekä alkuperään ja jäljitettävyyteen liittyviä ominaisuuksia.

Toimittaja- ja raaka-ainevalintoihin vaikuttavat myös mm. tuotteiden jalostusaste, soveltuvuus tuotantoprosesseihin, katkoton saatavuus, tehokkaat ja olemassa oleviin prosesseihin soveltuvat logistiset ratkaisut, sekä toimittajan ammattitaito ja vastuullisuus.

Valtakunnallisten ja alueellisten toimittajien sekä ostovalikoimiin valittavien tuotteiden valinnassa käytetään mm. seuraavia keinoja:
•kilpailutukset
•toimittajien väliset vertailut
•toimittaja-auditoinnit
•tuotetestaukset
•tuotemaistot.


Sonaatilla on eettiset periaatteet (Code of Conduct). Ne pohjautuvat kansainväliseen UN Global Compactiin, jonka tavoitteena on edistää kestävää kehitystä ja hyvää yrityskansalaisuutta. Näiden periaatteiden mukaisesti Sonaatti ei muun muassa hyväksy tavaran- tai palveluntoimittajilta yleisesti epäeettiseksi miellettyjä toimintatapoja, kuten pakotettua työvoimaa, lapsityövoiman käyttöä, epäinhimillisiä työoloja tai välinpitämättömyyttä ympäristöasioissa.

Tuotteiden ominaisuudet ja edellä mainitut eettiset tekijät muodostavat sen kokonaisuuden, jonka perusteella lopulliset päätökset valikoimiin päätyvistä tuotteista tehdään. Tuotteen laadulliset ominaisuudet eivät siis yksin riitä valinnan perusteeksi, vaan edellä kuvattu yhteistyökumppanin eettinen toiminta on tärkeä osa kokonaisuutta. Yhteistyökumppanien vastuullisella toiminnalla on myös jatkuvasti suurempi merkitys valinnassa. Valittujen tuotteiden osalta tavarantoimittaja sitoutuu noudattamaan sopimuksessa määriteltyjä yksityiskohtia niin kauan kuin tuote on valikoimissamme.

Tämän toimintamallin myötä vastuutamme tavarantoimittajamme valvomaan myös sitä, että Sonaatin kanssa sovitut kriteerit täyttyvät koko toimitusketjussa.

Esimerkkinä tästä olemme määritelleet, että kalatuotteiden ja äyriäisten hankintastrategiamme noudattaa Maailman Luonnonsäätiön (WWF) suosituksia. WWF on luokitellut kalalajit niiden uhanalaisuuden ja pyynnin aiheuttamien ympäristövaikutusten mukaan vihreälle, keltaiselle ja punaiselle listalle.

Toukokuun 2010 alusta alkaen olemme käyttäneet ainoastaan kaloja ja äyriäisiä, jotka ovat WWF:n sallituilla, vihreällä tai keltaisella listalla. Olemme myös lisänneet MSC-sertifioidun kalan käyttöä valikoimissamme. MSC-sertifioitu (Marine Stewardship Council) kala on aina WWF vihreällä listalla.

Ravintoloiden energiankulutuksen ja kasvihuonekaasupäästöjen vähentämiseen on kiinnitetty huomiota.

Raaka-aineiden ja tuotteiden turvallisuus

Sonaatti noudattaa kaikessa toimintamaissaan voimassaolevaa lainsäädäntöä ja viranomaisten suosituksia. Toimimme vastuullisesti ja edellytämme vastuullista toimintaa myös yhteistyökumppaneiltamme.

Ravintoloissa ruuan tuotanto perustuu yhteisen reseptiikan käyttöön. Resepteissä tarvittavat raaka-aineet on kytketty valikoimaohjauksen avulla vastaaviin ostovalikoimissa oleviin tuotteisiin kaikissa tuoteryhmissä. Seuraamme ostovalikoimien noudattamista kuukausittain. Kuvattu toimintatapa varmistaa osaltaan myös asiakkaillemme tarjottavan ruuan turvallisuuden ja laadun.

Tehokkaat logistiset ratkaisut

Sonaatin tavoitteena on saada tarvitsemansa ostovalikoimiin määritellyt tuotteet kaikkiin ravintoloihinsa mahdollisimman tehokkaasti ja laadukkaasti, kuljetusten ympäristövaikutukset minimoiden. Tämän vuoksi olemme valinneet päätoimittajiksemme valtakunnallisia logistisia kumppaneita.

Keskeisiä kulmakiviä yhteistyössä logististen kumppaneiden kanssa ovat:
•Sonaatti neuvottelee itsenäisesti valikoimat ja hinnat tuotteiden valmistajien kanssa
•Tavarantoimitusten keskittämisellä vähennetään ravintoloihin tapahtuvien tavarantoimitusten kokonaismäärää
•Logistisen kumppanin kustannusten tulee olla läpinäkyviä ja kustannustehokkuuden parantamisen tulee olla yhteinen tavoite
•Logististen prosessien kehitystyö on jatkuvaa perustuen asetettujen tavoitteiden ja niiden seurantaan määriteltyjen mittareiden kuukausittaiseen seurantaan.

Ostaminen

Sonaatti tekee jatkuvaa kehitystyötä ostoprosessiensa tehokkuuden parantamiseksi.

Teemme tilaukset suurimmille tavarantoimittajille sähköisesti hyödyntäen tavarantoimittajien sähköisiä tilausjärjestelmiä. Olemme myös automatisoineet tilausrivien välitystä tavarantoimittajillemme integroimalla toiminnanohjaus-järjestelmämme heidän tilausjärjestelmiinsä. Myös pääosa tavarantoimittajien lähettämistä laskuista on sähköisiä, joko EDI- tai verkkolaskuja.

Ostamisessa noudatamme periaatetta "Oikea tuote, oikeaan aikaan, oikeassa paikassa, sopimuksen mukaisin ehdoin".
Ravintolat tekevät Sonaatin reseptiikkaan, keskitetysti ohjattuun ruokalistasuunnitteluun ja ostotuotevalikoimaan perustuen tavarantilauksensa hyväksytyiltä sopimustoimittajilta.

Ravintoloiden vastuulla on myös omavalvontaohjeiden mukaan valvoa, että toimitetut tuotteet vastaavat tilausta ja ovat laadultaan moitteettomia.

Ostamisen seuranta ja toimittajien suorituskyvyn arviointi

Sonaatin hankintastrategian mukaisten ostosopimusten toteutumisen ja noudattamisen varmistaminen tapahtuu sekä yritys-, että ravintolatasolla.

Hankintatoiminnon lisäksi operatiivinen johto, taloushallinto ja ravintolat sekä tavarantoimittajat seuraavat säännöllisesti ravintoloiden ostokäyttäytymistä sekä tavarantoimittajien suorituskykyä.

Mittareina ovat mm.:
Määriteltyjen ostovalikoimien käyttö
Valikoimatuotteiden saatavuus ja mahdollisten saatavuusongelmien ilmeneminen eri tilaus-toimitusketjun vaiheissa
Reklamaatioiden määrä

Keskeisessä roolissa on tavarantoimittajien kyky tuottaa tuoterivitason seurantatietoa. Näin voidaan tehokkaasti ja monipuolisesti seurata onnistumista kokonaisuutena ravintolatasolla.

Ravintoloiden näkemystä toimittajien suorituskyvystä seurataan vuosittain tehtävällä kyselyllä.

Em. kokonaisuuden perusteella suorituskyvyn kehityksestä käydään tavarantoimittajien kanssa säännölliset palautekeskustelut / neuvottelut, sekä laaditaan tarvittavat kehityssuunnitelmat.

Keskeisten tavarantoimittajien osalta on laadittu toimittajasuhteiden hallintaohjelmat, joiden avulla kehitämme ja syvennämme yhteistyötä systemaattisesti.

Raaka-aineiden alkuperä

Kotimaisten raaka-aineiden osuus on 60–70 % vuotuisista hankinnoistamme. Siinä on kausiluontoista vaihtelua, jonka keskeinen syy ovat vuodenajat.

Ajankohdalla on vaikutusta etenkin tuoretuotteiden saatavuuteen ja ajoittain korkeaan hintatasoon. Merkittävä osa hankinnoistamme on tuote- tai tuoteryhmätasolla kuitenkin lähes yksinomaan kotimaista. Ulkomaista alkuperää olevia tuotteita käytämme, kun raaka-ainetta ei lainkaan tuoteta kotimaassa, tai sen hinta on merkittävästi korkeampi. Niin ikään soveltuvuus reseptiikkaan ja toimivuus tuotantoprosessissa sekä hyvä saatavuus ovat keskeisiä valinnan kriteereitä. Joissain tapauksissa ulkomainen tuote soveltuu selvästi paremmin käyttötarkoitukseensa, jolloin se voi puoltaa em. tuotteen valintaa.

Mikäli käyttämämme tuotteet ovat alkuperältään ulkomaisia, edellytämme tavarantoimittajilta tietoa niiden alkuperästä ja tuotanto-oloista läpi koko tuotantoketjun.

Käyttämiemme raaka-aineiden kotimaisuus / ulkomaisuus on tuoteryhmittäin seuraava:
•Lihasta vähintään 90 % on aina kotimaista. Tuore naudan-, porsaan- ja siipikarjan liha on 100 % kotimaista ja kaikki käyttämämme broileri on aina 100 % kotimaista. Valikoimamme koostuvat tunnettujen suomalaisten liha-alan yritysten tuotteista. Riistatuotteet ja lammas ovat saatavuussyistä pääosin ulkomaisia

•Kalasta ja kalajalosteista n. 25 % on kotimaista. Lukuun sisältyy tällöin myös kotimainen kirjolohi. Punaisessa kalassa käytämme kirjolohen sijaan ajoittain myös norjalaista lohta, joten sen myötä kotimaisuuden aste voi vaihdella.

•Tuoreet vihannekset ovat kausiluontoisesti kotimaisia tai ulkomaisia. Talviaikana kotimaisten vihannesten (mm. tomaatti, kurkut ja salaatit) käyttö ei saatavuus- ja kustannussyistä ole useinkaan merkittävässä määrin mahdollista
•Tuoreet perunat ja juurekset ovat kotimaisia. Mikäli kotimainen raaka-aine ei riitä koko vuodeksi, voivat juurekset kuitenkin ajoittain olla ulkomaisia

•Viljatuotteet (mm. tuore leipä, jauhot, hiutaleet, suurimot) ovat pääosin kotimaisia

•Monet teolliset elintarvikkeet ovat luontaisesti ulkomaisia kuten riisit, osa pastoista ja vihannes- ja kalasäilykkeistä, pääosa hedelmäsäilykkeistä ja monet mehut (vrt. appelsiini). Myös kahvin ja teen alkuperä on luontaisesti ulkomainen

•Nestemäiset maitotaloustuotteet ja ruuanvalmistustuotteet sekä kananmunat ovat kotimaisia. Juustot ovat tuotteesta riippuen kotimaisia tai ulkomaisia

Luomutuotteiden käytön osalta olemme luomun portaalla kolme, ts. ravintoloidemme käytössä on säännöllisesti volyymillisesti merkittäviä luomutuotetta.